1. 各答辩组秘书请提前向各组学生的论文指导老师索要用透明塑料拉杆式文件夹装好的纸质论文（一式两份）和指导教师论文评阅表，收齐后交给各组答辩老师。
2. 学生来答辩时，收集学生的任务书及开题报告（以我系最早下发的为准）各2份+论文答辩成绩记录表1份（空白的）；
3. 各组秘书提前把各组的答辩地点和时间（答辩教室、具体时间）报给系办公室，以免出现当天下午答辩地点冲突；
4. 答辩时，各组秘书自行准备好答辩记录本（草稿本/纸），答辩后认真、扼要的填写论文答辩记录一栏；
5. 认真核算学生毕业论文最终成绩，核算方法为：
    指导教师评阅成绩（40%）+答辩成绩（40%）+同行专家评阅成绩（20%）
6. 各组秘书要做好后期的归档工作，每个学生的归档材料有：
j选题审批表→k任务书→l《开题报告》→m《指导过程记录》→n中期检查表→o指导教师评阅意见表→p同行专家评阅意见表→q毕业论文答辩记录表→r毕业论文（设计、创作）终稿。